Da la impresión de que, al margen del interés que suelen causar los detalles, ya a nadie extrañan los casos de olvidos o desaparición de productos en las bodegas municipales. Los ejemplos de los últimos meses son muchos: 15 mil osos de peluche y 20 mil test rápidos de coronavirus vencidos en Maipú, 700 cajas con bolsas de alimentos rotas y vencidas en Valparaíso, 1.290.00 unidades de psicofármacos desaparecidos en La Florida, transferencias sin evidencia de servicio prestado de camiones aljibe en Ñuble, por mencionar algo de lo más reciente.

El problema amerita diversos caminos de solución, incluyendo, por supuesto, un análisis de las sanciones penales relacionadas. Pero hay un área que, al parecer, no a muchos llama la atención: la escasez de digitalización en los procesos. Y en eso, la mayoría de los municipios son particularmente premodernos.

Se tiende a creer de manera errónea y simplista que digitalizar es tener una página web e incorporar en ahí algunos accesos a servicios y trámites. En realidad, el tema necesita una visión más amplia, pues la digitalización es mucho más. En ella hoy reside la posibilidad de ejercer control público, tanto por parte de la jefatura comunal de turno y los consejos municipales, como por parte de la ciudadanía, los prestadores, la Contraloría General de la República, el periodismo y otra serie de públicos externos.

El camino de la digitalización en el ámbito de los “olvidos” implica, en concreto, automatizar tres procesos: compra, transporte y bodegaje. Al integrarlos, es posible asegurar la trazabilidad y visibilidad de cada producto o servicio municipal, desde la adquisición hasta la persona beneficiaria. Con los parámetros de eficiencia y transparencia actuales, una buena digitalización debería asegurar que cualquiera pueda saber en todo momento qué se compró, cuándo, a quién debió distribuirse y qué cantidad actualizada queda en almacenes municipales. Esta información es posible de ser integrada con registros de entrega o “última milla”, algo que habría evitado, por ejemplo, todas las complicaciones que se suscitaron durante la repartición de cajas de alimentos en medio de la pandemia, entre ellas el que los repartidores no tenían cómo contabilizar las cajas rechazadas por gente que decía que no necesitarlas.

Tener un sistema automatizado de entrega de productos y beneficios a los vecinos por parte de la municipalidad es crucial, sobre todo porque es el sector del Estado que se percibe más cercano a la ciudadanía. Hoy, incluso se pueden incorporar registros fotográficos, firma del vecino y alertas para que ellos sepan cuándo debería llegarles algo o puedan reclamar si no lo han recibido. Se puede también integrar la data de la situación de cada vecino, como las fichas sociales o sus cargas familiares, y mejorar la focalización.

En los municipios las cosas se olvidan (con o sin intención) porque no hay trazabilidad ni visibilidad de lo que se hace. En casi todas las comunas las entregas funcionan a mano o con planillas de Excel, y con frecuencia se ven aplicaciones que, por ser de manejo complejo, son subutilizadas, muy lejos de la máxima de que la tecnología “tiene que ser fácil”. Se necesitan softwares muy intuitivos y fáciles de usar, que cualquiera pueda operarlos con sólo saber usar WhatsApp. Esta es una perspectiva que a los privados les ha redituado muchísimo en los años recientes.

Las posibilidades de la digitalización son enormes y fáciles de diseñar y aplicar. Estas soluciones son imprescindibles en toda la gestión comunal (aseo y ornato, seguridad, poda de árboles, reparación de calles, alumbrado público, distribución de camiones aljibe, entrega de subvenciones, salud y educación, y muchas más). Aun con los indudables avances en materia de Gobierno Digital, debemos ahora apuntar a dar ese nuevo salto.

Es un buen momento para tener presente que, sin mayores reformas institucionales y mediante una digitalización integrada, los municipios podrían desde ya dar un paso importante para superar la ineficiencia, aumentar la transparencia, reducir las pérdidas y prevenir malas prácticas.

Víctor Vilche Díaz
Ingeniero civil eléctrico (PUCV) y Máster en Innovación (UAI)
Gerente de Innovación de Assertsoft