Escribir correos electrónicos es parte del día a día de miles de trabajadores. Aunque puede parecer una tarea simple, hay cuestiones que, si no tomas en cuenta, pueden marcar una diferencia en la percepción que tus colegas o superiores tienen sobre ti.

A continuación puedes encontrar algunos errores comunes que suelen cometerse al momento de mandar emails en el contexto laboral.

1. Utilizar una dirección de correo electrónico personal

Usar una dirección de correo personal en lugar de la corporativa puede hacer que tu mensaje luzca poco profesional. Además, puede generar problemas de credibilidad y seguridad en la comunicación laboral.

Si tu empresa o trabajo no te proporciona un correo electrónico corporativo, opta por crear uno nuevo con un nombre serio, idealmente solo tu nombre y apellido. Utiliza guiones o puntos solo si tu nombre ya está en uso y consulta con diferentes proveedores de correo para acercarte lo más posible a tu dirección preferida, explican desde Mailchimp.

2. Utilizar un tono muy casual o muchos emojis

Aunque un tono cercano puede ser positivo en algunos contextos, abusar de la informalidad, emoticonos o lenguaje coloquial puede restarle seriedad a tu mensaje y afectar tu imagen profesional.

“Los profesionales suelen dar la impresión de ser poco profesionales en sus correos electrónicos de trabajo cuando son demasiado informales, utilizan frases incompletas y emojis, como si estuvieran enviando mensajes de texto”, dijo la orientadora profesional Kristine Knutter a HuffPost. “En cambio, los profesionales deberían adoptar un tono más profesional, utilizando frases completas y evitando los emojis”.

Así mismo, aunque en general el tono en los correos puede parecer frío, el humor debe usarse con cuidado según el contexto y el destinatario. Evita exagerar para compensar la falta de tono, ya que puede no ser bien recibido.

3. Poner un asunto confuso

El asunto debe ser claro y directo. Un título vago o poco informativo puede hacer que tu correo pase desapercibido o genere confusión sobre su contenido.

Si la línea de asunto es vaga, el destinatario puede ignorar o eliminar el correo. Evita frases genéricas como “Asunto urgente” y usa asuntos claros y específicos, como “Recordatorio de reunión: mañana 10 a.m.” o “Se necesitan comentarios: propuesta para cliente”, para aumentar la probabilidad de que el mensaje sea leído y atendido, plantean también desde Mailchimp.

4. Hacer el email innecesariamente largo

Es un poco lo opuesto a la expresión “esto debió ser un mail”. Si el correo es demasiado extenso, puede hacer que el lector pierda el hilo o no preste atención a lo realmente importante. Si el tema requiere abordar muchos puntos, lo mejor es ir al grano y organizar una reunión para repasar los temas necesarios.

“Para que todo quede claro y sea fácil de digerir, intenta dividir tus correos electrónicos en oraciones y párrafos más cortos e incluye viñetas”, recomendó Knutter. “Y no olvides indicar claramente desde el principio lo que necesitas del destinatario y los plazos con los que estás trabajando”.

5. No plantear una idea clara

Si tu correo no tiene una intención bien definida o el mensaje es ambiguo, el destinatario podría no entender qué acción debe tomar. Es recomendable estructurar bien la información y dejar claro qué es lo que necesitas.

“Ser verboso o utilizar jerga y lenguaje ambiguo puede generar malentendidos, retrasos y frustración”, aseguró Esteban Touma, experto en cultura y lingüística de Babbel, a CNBC. Sé conciso y específico en tus correos usando líneas de asunto claras, organizando la información de manera lógica y proporcionando puntos de acción claros.

6. Errores de ortografía y gramática

Las faltas ortográficas suelen dar una mala impresión y restarle seriedad a tu mensaje. Revisar el correo antes de enviarlo ayuda a evitar errores que podrían afectar tu credibilidad. También existen extensiones que puedes incorporar a tu navegador web para que te ayuden a revisar que todo esté bien escrito.

Lo anterior también aplica al momento de escribir el nombre del recipiente del mensaje. Hay nombres que aunque suenan igual, pueden escribirse de forma diferente. Por ejemplo, «Ema» y «Emma», «Elena» y «Helena», o «Cristian» y «Christian».

7. No saludar ni despedirte

Un correo sin un saludo o despedida, especialmente si es el que da pie a la discusión sobre un tema en particular, puede parecer frío o descortés. Agregar una introducción y un cierre adecuado mejora la comunicación y refuerza una imagen profesional.

Puedes escribir “Estimado/a” si sabes a quién le estás enviando el correo, o “A quien corresponda” si, por ejemplo, estás escribiendo a un correo institucional. Así mismo, es de buenos modales despedirse con “Saludos cordiales”.

8. Mal utilizar las funciones de CC y CCO

Las funciones CC (con copia) y CCO (con copia oculta) son herramientas clave en la comunicación por correo electrónico, pero un mal uso puede generar confusión, sobrecargar la bandeja de entrada de los destinatarios o incluso comprometer la privacidad de sus direcciones.