Desde el año pasado, nos hemos encontrado con una dinámica nueva dentro de la casa: los cumpleaños de los niños se celebran de forma virtual, las conferencias o encuentros pasaron de hacerse en grandes hoteles a pequeñas pantallas, los alumnos y profesores pasan varias horas al día tras la pantalla del computador intentando imitar lo que antes se daba de forma natural.

Algo parecido pasa en el mundo del trabajo en oficina, si bien, algunas empresas se adelantaron y nacieron o hicieron la transición al trabajo remoto hace muchos años, para la mayoría de las empresas la transformación fue forzada, dolorosa y sin anticipación. Una semana trabajamos en oficina y la siguiente de forma remota. Así, sin previo aviso, se tuvo que adaptar el cómo se interactúa y se comunican dentro de las empresas, exacerbando los problemas de comunicación que antes eran subvencionados con el esquema presencial.

Y así, en el calendario de los trabajadores se fueron apilando las reuniones remotas, transformándose en verdaderos rallyes de cuatro o cinco horas consecutivas, llamada tras llamada, hasta casi quedar sin tiempo para trabajar. Los claros ganadores son las empresas que facilitan estas instancias, Microsoft celebra cifras de 145 millones de usuarios activos diariamente en su herramienta Teams y Zoom ha aumentado 30 veces su valor en la bolsa en los últimos dos años, valiendo más que las 7 aerolíneas más grandes del mundo juntas. Zoom se está convirtiendo en un sinónimo de videollamada, como cuando Google se transformó en sinónimo de buscar algo o toalla nova reemplazó a toalla de papel.

Un estudio reciente del Virtual Human Interaction Lab de la Universidad de Stanford, realizó un estudio que cuantifica algo que la mayoría intuimos, la continua asistencia a videoconferencias, eleva los niveles de stress y ansiedad de las personas causando una sensación de fatiga y agotamiento. La carga cognitiva de estar continuamente, en reuniones se intensifica por varios efectos: mirar el reflejo de uno mismo, la extrema cercanía con las caras del resto de los participantes, el contacto directo a los ojos del resto de las personas, estar “encerrado” en el espacio que limita el cuadro de la cámara limitando el movimiento natural. Este efecto es llamado “la fatiga de zoom” y pasa por la continua exposición a videollamadas, produciendo efectos adversos como dolores de cabeza, cansancio, sensación de fatiga, entre otros.

Entonces, ¿Cómo logramos mantener la conexión personal y la comunicación de un equipo desde un computador?, ¿dejamos de tener reuniones? Una forma de hacer el teletrabajo menos doloroso o cansador es enfatizar la comunicación asíncrona entre los equipos, sin esperar o demandar una respuesta inmediata. Esto significa poner más énfasis en canales escritos. Aunque el correo electrónico ha sido usado por empresas desde finales de los 80 o principios de los 90, la lógica que se busca es diferente. Se necesita un lugar donde se genere colaboración entre distintas personas, donde el conocimiento generado no se queda en el aire y los oídos de los presentes. Herramientas como Slack se han tomado el espacio en los últimos años, posicionándose como los líderes en comunicación y productividad, mientras Teams de Microsoft apunta a ser una mezcla de Zoom y Slack.

Para que esta dinámica funcione, es importante que la comunicación sea lo más explícita posible, dado que la comunicación no verbal es inexistente (los emojis tratan y a veces logran llenar ese vacío). También, tenemos que intentar ponernos en el lugar de la otra persona, no asumir que tienen la misma información que uno.
Como la comunicación no es instantánea, tu contraparte no necesariamente tiene que contestar en cuanto le mandes un mensaje, pudiendo organizar su tiempo de trabajo personal y el tiempo de comunicación con otros. Esto trae las siguientes preguntas que todos deben entender: ¿Cuál es el máximo tiempo que puedo esperar una respuesta de parte de un compañero? ¿si me escriben un mensaje fuera del horario laboral cuando debo responder? ¿Cómo se debe insistir? Tener estos lineamientos claros permiten saber qué esperar y cómo actuar dentro del marco de una comunicación efectiva.

De todas maneras algunas reuniones son inevitables y necesarias, en estos casos una estrategia es intentar hacerlas lo más eficiente posible. Amazon, por ejemplo, prohibió las presentaciones de PowerPoint cambiándolas por un memorándum que se tiene que enviar antes de la reunión, con la narrativa de lo que se necesita resolver, contexto y datos necesarios para tomar decisiones. Cuando parte la reunión, todos tienen el tiempo necesario para revisar el documento (así nadie puede decir que no tuvo tiempo para prepararse) y después discutir sobre los puntos necesarios. Así todos parten con la información necesaria y el espacio es más efectivo.

En menos de un año Zoom y sus símiles se convirtieron en parte indispensable de nuestra vida laboral y social. ¿Qué esperar en un futuro post pandemia? Probablemente, no el fin de las videollamadas sino que un modelo híbrido que mezcla lo mejor del mundo presencial y el mundo virtual. O eso espero.

José Miguel Tobar Ríos
Académico Facultad de Administración y Economía UTEM