HM&Cía, empresa dedicada a la cobranza judicial y extrajudicial, entregan recomendaciones a las pymes para el proceso de sus facturas impagas. El estudio jurídico pone a disposición de los microempresarios su amplia experiencia y servicios.

Durante los últimos años las pequeñas y medianas empresas (Pymes) se han posicionado como el principal motor económico de Chile. En la actualidad es posible encontrar microempresas que ofrecen diferentes productos y servicios que cubren variadas necesidades de la población.

No obstante, hay ciertos puntos que las Pymes no controlan dentro de este rubro, se trata de las cobranzas. Aunque pueden hacerlo solas, asesorarse con una empresa experta que sepa negociar de forma firme pero empática, facilita e incluso mejora la relación que tiene con su cliente.

BioBioChile conversó sobre este tema con abogados expertos de HM&Cía, una compañía del tipo Legaltech -uso de tecnología y softwares para ofrecer servicios jurídicos- que se especializa en cobranzas masivas de deudas del tipo judiciales y extrajudiciales.

El estudio jurídico cuenta con un equipo compuesto por más de 100 profesionales, tecnologías de avanzada y con presencia en varias regiones de Chile, en Perú y España. Por más de una década, han asesorado a grandes empresas y actualmente han querido extender su experiencia a las Pymes que tengan facturas impagas.

“Desde hace tiempo hemos notado que faltan servicios que ayuden a las Pymes a cobrar sus facturas impagas sin riesgo para ellas y de forma sumamente eficaz. Nosotros hemos puesto a disposición nuestra gran experiencia para apoyar a las microempresas que no tienen la posibilidad de acceder a un sistema de cobranza como los que tienen grandes instituciones”, explicó Hedy Matthei, abogada y gerenta general de HM&Cía.

Al momento de cobrar por si solas, las pymes se enfrentan a dos situaciones complejas. En primer lugar, muchas de ellas no saben negociar, por lo que no logran su cometido. Por otra parte, cuando es la misma microempresa la que realiza el proceso puede afectar la relación con su cliente.

En este sentido, “nuestro propósito es generar soluciones a estos problemas y establecer una buena negociación, de manera que se extiendan puentes entre deudores y acreedores”, mencionó Matthei.

Diferencias entre cobranza judicial y extrajudicial

Pero ¿Qué hacer si es imposible que la empresa que debe pague pronto? La abogada es clara en estas situaciones, “si han pasado tres meses y no han logrado que les paguen la factura, soliciten ayuda. Hay que iniciar un proceso judicial lo más rápido posible, mientras más tiempo tenga la pyme parada la cobranza, más difícil le va a ser lograr recuperar el pago de sus facturas”.

Para las microempresas cobrar facturas impagas es un proceso extremadamente engorroso. Debido a sus altos costos, muchas de ellas no logran acceder a los dos tipos de cobranzas que existen para obtener el pago de sus deudas, hablamos de las cobranzas judiciales y extrajudiciales.

La cobranza extrajudicial es aquella que se realiza a través un call center especializado. En él se realizan llamados telefónicos, mensajes o correos electrónicos, con el fin de notificar al deudor y llegar a un acuerdo sin nada judicial entre medio.

En este sentido “es preferible que sea alguien externo a la empresa/Pyme quien haga la cobranza, para que no se deterioren las relaciones con sus clientes y se haga la cobranza profesionalmente”, explicó Hedy Matthei.

Si con la cobranza extrajudicial no se logra ningún resultado dentro de 10 días, se tiene que iniciar la cobranza judicial. De ahí en adelante, siguen ambas de forma paralela.

“Si bien, es importante y necesario la cobranza extrajudicial, el juicio por sí mismo se convierte en una herramienta efectiva para poder recuperar esa deuda que tiene una Pyme”, declaró Ronald Olivera, abogado y gerente de cumplimiento de HM&Cía.

Cabe destacar “que las facturas como título ejecutivo vencen y prescriben después de un año, contado desde su vencimiento. Si no se hace la cobranza a tiempo la posibilidad de cobrar ejecutivamente la factura se pierde, y es necesario iniciar un juicio ordinario que es más lento y costoso”, agregó Hedy Matthei.

Para otorgar mejores posibilidades a las pymes, la ley establece mecanismos judiciales rápidos y efectivos. “La ejecución propiamente tal debe ser rápida en consideración de que la ley establece plazos que son bastante acotados”, detalló Jorge González, abogado y gerente del área de calidad jurídica de HM&Cía.

Obtener el certificado de incobrabilidad

¿Qué hacer en caso de que estas cobranzas no hayan resultado? La respuesta que entregan los expertos de HM&Cía es simple, si dentro de seis meses la empresa a cargo de realizar la cobranza no obtiene resultados, la pyme debe solicitar un certificado de incobrabilidad. Salvo en algunas excepciones, ese tiempo es suficiente para obtener resultados.

A través de este certificado “la pyme tiene un beneficio tributario que es reducir de esta base de impuestos un porcentaje del crédito que es incobrable como un gasto. En resumen, esto ayuda a la pyme a bajar la carga tributaria y, en el fondo, terminar pagando un poco menos de impuestos. Es contrapesar la perdida que tuvo”, señaló Jorge González.

Asesoramiento con expertos

En muchos casos, las microempresas no cuentan con los profesionales idóneos para conseguir el pago de sus facturas impagas. Por ello, recurrir a compañías especializadas en la materia facilitan estos engorrosos procesos.

“Las pequeñas y medianas empresas manejan a la perfección los productos y servicios que ofrecen, pero no la vía judicial o la extrajudicial para cobrar una deuda que tienen. Los expertos deben llevar estos procesos porque las posibilidades de cobro de la factura impaga se reducen por el desconocimiento que existe en torno a este tema. En eso nosotros podemos ayudar mucho”, comentó Ronald Olivera.

“Una Pyme tiene su área de negocios, no tiene por qué saber cobrar. Si cobra mal, va a terminar en un problema con su cliente, con malas relaciones y además sin poder recuperar el pago de la factura que le adeudan”, añadió Matthei.

Consejos prácticos de los expertos

Los abogados de Hm&Cía coinciden en puntos relevantes que las pymes deben tener presente a la hora de elegir una empresa de cobranza.

En primer lugar “tienen que asegurarse que ambas cobranzas sean a la vez y si no se logra un contacto con quien debe a la Pyme una factura o bien éste no ofrece ninguna alternativa de pago, es necesario dar señales claras interponiendo la demanda de cobro”, enfatizó la gerenta general.

Por otra parte, “es necesario contar con ejecutivas telefónicas que sean profesionales, buenas negociadoras, pero también sean muy empáticas porque queremos crear lazos entre las partes y asegurar a la Pyme que pueda mantener una buena relación comercial con su cliente”, agregó.

También, la entidad a cargo de los procesos de cobranza tiene que entregar información de cada avance del juicio y de la cobranza extrajudicial, lo que implica al menos un contacto semanal con la Pyme.

Por último, los especialistas señalan que es importante revisar el contrato de la empresa que a la que acuden para la cobranza. Debe ser un documento corto, simple y transparente. “Si se encuentran con un contrato de muchas páginas, probablemente lo están tratando de dejar amarrado con letra chica y/o multas”, recalcó Matthei.

Si quieres conocer más sobre todos estos procedimientos y los beneficios para las Pymes, puedes ingresar aquí.