Economía
Cargos gerenciales pasan 50% de su jornada laboral en reuniones
Publicado por: Max Duhalde
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Chile es uno de los cinco pa√≠ses OCDE que m√°s trabaja en el mundo, con un promedio de 1990 horas al a√Īo, superado s√≥lo por M√©xico, Costa Rica, Corea del Sur y Grecia,. Esto ha encendido las alarmas en nuestro pa√≠s, instalando en la agenda p√ļblica la discusi√≥n de la rebaja de la jornada laboral de 45 a 40 horas semanales.

Este debate se sustenta en que estas largas jornadas suelen ser altamente ineficientes. Es más, de acuerdo a la consultora en reclutamiento especializado PageGroup, un gerente chileno pasa la mitad de su jornada semanal de trabajo en comités. Es decir, de las 45 horas que tiene que cumplir, 22,5 corresponden a reuniones. La cifra considera que un ejecutivo tiene en promedio 15 juntas laborales a la semana, con una duración de 1,5 horas cada una.

Adem√°s, del total de reuniones que entablan, un 20% son no planificadas, es decir, los altos ejecutivos dedican 4,5 horas a la semana a solucionar imprevistos. ‚ÄúEl problema no es el n√ļmero, sino que muchas de ellas no est√°n agendadas y no poseen un temario definido, por lo que tienen un nivel de eficiencia bajo‚ÄĚ, dice Juan Ignacio Silva, Regional HR Manager de PageGroup.

Una de las recomendaciones que hace Silva es planificar las reuniones. ‚ÄúDe partida, los objetivos deber√≠an ser planificados y podr√≠an corresponder a temas como gestionar contingencia, llegar a un consenso sobre un proceso, definir nuevos est√°ndares de trabajo, comunicar informaci√≥n relevante de la empresa o realizar una supervisi√≥n de productividad y eficiencia‚ÄĚ, explica el ejecutivo.

Recomendaciones

1. Definir la agenda y temas que se conversar√°n. Es importante fijar el prop√≥sito/objetivos y comunicarlos al resto de los integrantes para guiar la conversaci√≥n hacia un punto com√ļn.

2. Identificar a qui√©nes se citar√°. Una de las claves para que una reuni√≥n sea exitosa es invitar al grupo id√≥neo, as√≠ todos hablan un mismo lenguaje y la comunicaci√≥n fluye hacia un objetivo com√ļn.

3. Hacer los arreglos logísticos pertinentes (lugar, tecnología, alimentación, documentos, etc.). Dejar todo listo para que no haya inconvenientes al momento de iniciar la reunión, ya que se pierde más tiempo tratando de solucionar estos temas.

4. Designar interlocutores válidos para argumentar los temas. Si no se identifican a las personas que tienen que intervenir antes y durante la junta puede haber un desorden en la comunicación.

5. Definir planes de acción y tiempos para cada tema. La frecuencia de las reuniones dependerá del propósito y la contingencia. Si es una junta de supervisión, serán más regulares, versus aquellas dedicadas a las definiciones, consensos y comunicación de propósitos que son de mediano plazo.

6. Nombrar responsables de las acciones y sus fechas de entrega. Es necesario dejar claro los cargos y compromisos que cada persona tiene y cu√°ndo se entregan.

7. Efectuar una minuta sobre lo que se acordó y dejar alineada la información. Así todos saben cuáles fueron las conclusiones de la reunión y su propósito.

‚ÄúTambi√©n es necesario eliminar elementos distractores, como celulares encendidos, comida, falta de luz o falta de din√°mica entre las personas‚ÄĚ, concluye Juan Ignacio Silva, Regional HR Manager de PageGroup.

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