A partir del 1 de agosto de 2016, las Pequeñas y Medianas Empresas comenzaron a cumplir con la obligación, por ley, de utilizar la facturación electrónica. ¿Qué es esto? Un sistema que permite procesar todo tipo de facturación, compras entre una o más partes, de forma digital.
Esto significa que la empresa ya no tendrá que pasar por escrito las transacciones que realiza diariamente (insumos, equipos, entre muchos otros), lo que significa un gran ahorro de tiempo y dinero y un pequeño respiro para el medio ambiente.
También significa un gran aporte al control tributario que tiene el Estado, ya que se genera una base de datos de fácil acceso en relación a las facturas de las empresas chilenas.
Para aplicar la facturación electrónica en una empresa es necesario considerar los siguientes aspectos generales, según la consultora estratégica Azurian:
1. Definir el equipo de profesionales de la empresa que se hará cargo de la administracióny gestión de las facturas electrónicas . Puede ser un informático, un auditor interno y un comunicador, por ejemplo.
2. Realizar el cambio con tiempo para lograr una adaptación de la facturación electrónica a los negocios internos de forma gradual y efectiva.
3. Lo primero es comprar un sistema de facturación electrónica. La empresa tiene como misión escoger el mejor proveedor que se ajuste a sus necesidades y recursos y así dejar funcionando sin problemas el sistema. Es importante asegurarse de que el proveedor se comprometa a solucionar los problemas que pudieran aparecer en el futuro.
4. Es ideal contar con un plan de comunicaciones para así informar a toda la empresa de la forma en que se comenzarán a procesar las facturas y que se tenga un conocimiento básico de cómo funciona.
5. La empresa debe contar con la certificación correspondiente en el Servicio de Impuestos Internos para poder contar con firma electrónica validada.
Mario Fernández, Director General de South Consulting, indica que lo más importante es que la solución aplicada para utilizar la facturación electrónica sea “flexible, sencilla y eficaz”.
Esto se traduce en un sistema que sea fácil de adaptarse a distintos escenarios, que no sea dificultoso su uso y que cumpla con todas las exigencias que la ley y el SII solicitan. Además, es importante que el sistema ofrezca un cálculo de recuperación de los gastos en el tiempo. Es decir, que demuestre una relación efectiva de costo-beneficio.
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