¿Te ha pasado alguna vez que envías un correo electrónico de amor a la persona equivocada, o alguno con palabras ‘inapropiadas’ a tu jefe? si deseas evitar momentos bochornosos como estos, conoce los 10 errores comunes a la hora de enviar e-mails de trabajo y cómo evitarlos (Vía US News).
1.- Mandar el correo precipitadamente: ingresa la dirección de tu destinatario cuando el mensaje esté listo para ser enviado. Esto evitará que sufras momentos embarazosos, como enviar un importante mensaje a la persona equivocada o mandar un e-mail a medio escribir.
2.- Olvidar el archivo adjunto: si a tu e-mail debes adjuntarle un archivo, parte por ese paso antes de comenzar a escribir. De este modo, no deberás mandar otro mail pidiendo disculpas si olvidas poner el archivo en cuestión.
3.- Esperar una respuesta inmediata: si mandas un correo a un colega, no te pases por su escritorio a los 30 segundos preguntándole si le llegó. De seguro él lo recibió y está esperando el momento ideal para respondértelo.
Imagen | Stephanie Hofschlaeger en sxc.hu
4.- Reenviar correos poco útiles: ¿Sueles mandar a otros los chistes y cadenas que te llegan al correo? quizás eso es algo que debas reservarte para tus amigos ya que, según el portal, nunca es el tiempo propicio para reenviar correos usando tu casilla de trabajo.
5.- No revisar los mensajes nuevos antes de contestar un mail: cuando vuelves a la oficina luego de estar ausente por unos días, revisa todos tus correos antes de responderlos. Puede que un colega se haya encargado de la situación por la que te necesitaban en el mail, por lo que al ‘re-contestar’ ese correo generarás confusión, errores y un gasto de tiempo.
6.- No incluir los saludos básicos: basta con que saludes, agradezcas y te despidas correctamente en un mail, además de identificar correctamente a la persona a quien te diriges (ya sea tu jefe o un colega), para que sepan que tienes modales y te comunicas en buenos términos.
7.- Mandar un e-mail cuando estás enojado: ¡Esto es algo que jamás debes hacer! o te puedes arrepentir a los segundos de apretar ‘Enviar’. Cuando mandas un mail de trabajo ‘evenenado’ con emociones, por lo general se transforma en un “error catastrófico” según US News. Si aún así deseas hacerlo, escríbelo y guárdalo en un borrador. Luego, ábrelo en la mañana y si todavía quieres decirle eso a tu compañero de trabajo o superior, entonces considera su envío.
8.- No entender cuán importante es el ‘Asunto’: ¿Sabías que el asunto es lo que atrae o quita interés a tu mail? por ello, es necesario que lo hagas de una forma llamativa y que, a la vez, resuma lo que quisiste decir con tu mensaje. Si sigues estos consejos, una mayor cantidad de personas abrirán tu correo.
9.- Adjuntar el archivo incorrecto: ¿Te ha pasado que luego de apretar el botón ‘Enviar’ te das cuenta que no adjuntaste el archivo correcto? Para que no te vuelva a pasar, el portal señala que la solución es fácil: “Si chequeas dos veces el adjunto antes de mandar el correo y decides que debes hacer cambios, no olvides volver a subir el archivo actualizado”.
10.- Confiar sólo en los correos electrónicos: pese a que muchos creen que es la única forma de notificar a alguien sobre una reunión o información, no confíes 100% en el correo electrónico como medio de comunicación. La gente no está siempre atenta a revisar sus casillas, de modo que si tienes que comunicar algo importante es preferible que lo hagas a través del teléfono o hablando en persona con el destinatario.
